Informativa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali (GDPR)

- Servizio di "Newsletter Gazzetta Ufficiale" -

Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (d'ora in poi anche GDPR) l'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A. (da ora anche Poligrafico) - con sede legale in Via Salaria 691, 00138 Roma - nella qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, in persona del legale rappresentante pro tempore, informa che il trattamento dei Suoi dati personali è finalizzato unicamente all'espletamento delle attività connesse al servizio di "Newsletter" in merito ai provvedimenti di maggior interesse pubblicati nelle Gazzetta Ufficiale, fornito - via e-mail e gratuitamente - dal Poligrafico attraverso il sito www.gazzettaufficiale.it. Il trattamento avverrà mediante strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici o telematici, con logiche correlate strettamente alle finalità sottoelencate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

1. Fonti dei dati personali

I dati personali trattati sono raccolti direttamente presso l’interessato nel rispetto della legge e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività del Poligrafico. Sono oggetto di trattamento i seguenti dati personali comuni dell’interessato (di seguito anche solo “Dati”): Nome e cognome e indirizzo e-mail.

2. Finalità e base giuridica del trattamento

L’utente tramite il portale web www.gazzettaufficiale.it nella sezione dedicata potrà:

• iscriversi al servizio di newsletter, fornendo nome, cognome e indirizzo mail;
• richiedere l’invio della newsletter del Poligrafico sui provvedimenti di maggior interesse pubblicati nella Gazzetta Ufficiale;
• prestare il consenso per l’invio di comunicazioni promozionali/commerciali inerenti prodotti del Poligrafico;
• richiedere la cancellazione dei propri dati e dei consensi forniti.

Si riportano di seguito le finalità di trattamento con le rispettive basi giuridiche, ne attestano la liceità:

1. erogazione, tramite posta elettronica, del servizio richiesto di newsletter “Gazzetta Ufficiale” – esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte (art. 6, par. 1, lettera b) GDPR;
2. invio, tramite strumenti elettronici automatizzati, di comunicazioni promozionali/commerciali inerenti i prodotti del Poligrafico – espresso consenso al trattamento di dati personali (art. 6, par. 1, lettera a) del GDPR.

3. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei Dati è necessario per accedere al servizio di newsletter oggetto della presente informativa. Si precisa, invece, che il consenso per ricevere eventuali informazioni di carattere commerciale è facoltativo e il mancato rifiuto non impedirà l’erogazione del servizio di Newsletter richiesto.

4. Categorie di soggetti destinatari dei dati personali

I Dati potranno essere comunicati - per finalità funzionali all’erogazione del servizio di “newsletter” e all’invio di comunicazioni commerciali/promozionali - alle seguenti categorie di soggetti che li tratteranno in veste di “Responsabili del trattamento” ex art. 28 GDPR, appositamente nominati e istruiti dal Poligrafico in qualità di Titolare, oppure di autonomi e distinti “Titolari del trattamento”:

1. società esterne di cui il Poligrafico potrebbe avvalersi per ragioni di natura tecnica e organizzativa, nella gestione dei rapporti con la clientela, inclusa la fornitura di software in cloud per la gestione dei servizi rivolti alla clientela;
2. società di manutenzione delle apparecchiature informatiche del Poligrafico;
3. professionisti e consulenti, inclusi studi professionali/società/consulenti eroganti servizi contabili, fiscali, tributari nonché incaricati di effettuare attività di audit.

L’elenco aggiornato dei soggetti terzi a cui saranno comunicati i Dati dell’interessato potrà essere richiesto in qualsiasi momento al Titolare del trattamento, ai recapiti di seguito riportati nella sezione dedicata ai “Diritti degli interessati”.

I Dati saranno, inoltre, trattati da Responsabili interni del Poligrafico (il cui elenco costantemente aggiornato è disponibile presso il sito www.ipzs.it, Sezione Privacy) e da personale del Poligrafico appositamente autorizzato al trattamento ai sensi del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. 196/2003 s.m.i. (Codice Privacy).

Nell’ambito di specifici interventi sulle apparecchiature informatiche del Poligrafico i Dati possono essere trattati da amministratori di sistema di società specializzate appositamente nominate Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR.

I Dati personali di cui alla presente informativa non sono oggetto di diffusione.

5. Trasferimenti extra SEE

I Dati di cui alla presente informativa saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tuttavia, l’utilizzo di taluni strumenti da parte del Poligrafico può comportare, ancorché in via residuale, un trasferimento degli stessi a soggetti stabiliti in paesi che non appartengono all’Unione Europea (UE) o allo SEE. Tale trasferimento, in ogni caso, è svolto in ottemperanza a quanto previsto dal Capo V del GDPR.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

I Dati forniti saranno utilizzati con strumenti elettronici al fine di fornire il servizio di newsletter richiesto. L’interessato potrà richiedere la cancellazione dal servizio di newsletter in qualsiasi momento, con le modalità di cui al par. 9 della presente informativa.

Una volta richiesta la cancellazione dal servizio, l’interessato non riceverà più la newsletter e i Dati saranno conservati per un periodo di 5 anni dalla richiesta di cancellazione.

Inoltre, per quel che riguarda la finalità di marketing i Dati saranno trattati per un periodo di 24 mesi dalla raccolta del consenso, ferma restando la facoltà di revoca.

Trascorsi 24 mesi oppure in caso di revoca del consenso, l’interessato non riceverà più comunicazioni promozionali/commerciali e i Dati saranno conservati per ulteriori 5 anni per finalità di difesa delle ragioni del Poligrafico.

Trascorsi i termini di cui sopra, i Dati saranno automaticamente cancellati, salvo che non ne sia necessaria la ulteriore conservazione per la difesa in giudizio dei diritti del Poligrafico o per altre e diverse finalità previste per espressa previsione di legge (ad es. eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell'Autorità giudiziaria).

7. Processo decisionale automatizzato

Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, non viene presa alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che riguardano o che incida in modo analogo significativamente sull’interessato.

8. Diritti dell'interessato

L’interessato può esercitare - nei limiti di legge - i diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del GDPR rivolgendosi al Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO) al seguente indirizzo: Via Salaria, 691 - 00138 Roma, o mediante e-mail ai seguenti indirizzi di posta elettronica: privacy@ipzs.it o rpd@pec.ipzs.it. Infine, si informa che l’esercizio dei diritti di cui sopra potrà essere limitato, ritardato o escluso - nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del Codice Privacy - e, in particolare, qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto allo svolgimento di investigazioni difensive, all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria, nonché alla riservatezza dell'identità del soggetto che segnala l'illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio (c.d. whistleblowing). Si ricorda, infine, ai sensi dell’art. 13, par. 2, lettera d) del GDPR, che l’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali o ad altra Autorità di controllo secondo quanto previsto dall’art. 77 GDPR.

9. Cancellazione del servizio

Per richiedere la cancellazione dalla mailing list della newsletter si può accedere direttamente al sito www.gazzettaufficiale.it nella sezione dedicata e seguire la procedura proposta. Inoltre, per non ricevere più la newsletter, fare clic sul link “Cancellazione dal servizio” presente in basso all’interno di ogni newsletter ricevuta sulla propria posta elettronica. Per revocare il consenso per le comunicazioni a carattere promozionale del Poligrafico è necessario inviare una mail all’indirizzo informazioni@ipzs.it.

f.to IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Ultimo aggiornamento: Dicembre 2023

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